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個人情報保護方針

個人情報保護方針

日本社宅サービス株式会社(以下「当社」)は、「お客様に最高の満足を」を理念に掲げ、社宅管理・運営を中核に企業活動の一部をアウトソーシングにてお引受けするサービスを提供しております。お客様の従業員情報をはじめ、多くの個人情報をお預かりする立場として、個人情報を適切に保護、管理することが当社の事業活動を行ううえで最重要事項と位置づけ、以下のとおり個人情報保護方針を定め、役員及び従業員にこれを周知し、個人情報の適切な保護に努めることを宣言いたします。

日本社宅サービス株式会社 個人情報保護相談窓口
〒162-0833 東京都新宿区箪笥町35 日米TIME24ビル
電話番号:03-5229-8741(受付時間:月曜日~金曜日 9:00~17:00)
個人情報に関するお問い合わせフォーム

平成16年6月19日制定
平成22年2月5日改定
平成29年7月1日改定
日本社宅サービス株式会社
代表取締役社長 笹 晃弘

当社の個人情報の取り扱いについて

1. 利用目的
日本社宅サービス株式会社(以下「当社」という。)が保有する個人情報の利用目的は以下の通りです。各号に定める利用目的の達成に必要な範囲でのみ使用いたします。

1) クライアント企業から受託する個人情報について
当社は、住宅制度運営のアウトソーシング事業の展開において以下の業務委託を請け負っております。その際、クライアントより受託する個人情報については、業務遂行のために利用させていただきます。

〔受託業務〕
・借上社宅の事務管理代行業務(社宅斡旋、契約、解約、更新、家賃支払いなどの事務手続全般、及び入居中の問い合わせ対応、各種データ作成など)
・社有施設の管理運営代行業務
・転勤者サポート業務
・業務用のシステム設計、開発、運用業務
・福利厚生制度・住宅制度改革のコンサルテーション業務
・コスト削減コンサルテーション業務
・購買代行業務
・引越し手配業務
・損害保険契約関連業務
・個人番号収集業務
・個人番号保管業務
・支払調書作成支援業務
・前各号に付帯関連する業務

このうち、上記業務に伴い取り扱う特定個人情報については、以下の利用目的の達成に必要な範囲でのみ利用いたします。

ⅰ) 不動産取引に関する支払調書作成支援に関する事務
ⅱ) 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成支援に関する事務
ⅲ) 上記ⅰ) ~ⅱ) の事務に伴い生じる個人番号の書類付記に関する事務
ⅳ) 上記ⅰ) ~ⅱ) の事務に伴い生じる一切の事務

2) 営業活動により知り得る個人情報について
当社が営業活動中に知り得る個人情報については、当社商品・サービス内容のご紹介、ご提供、WEB上の会員サイトによる情報発信サービス、人事労務セミナーなどの各種イベント情報提供やアンケート調査の依頼などに利用させていただきます。

3) 不動産会社ネットワーク開拓などにより知り得る個人情報について
当社不動産会社ネットワークへのご加盟、提携契約に伴いご提供いただく個人情報は当社クライアントから委託された社宅斡旋業務の遂行のほか、フランチャイズ契約業務を遂行するために利用させていただきます。

〔具体的な利用目的〕
・フランチャイズ加盟店、認定店、提携店の開拓及び契約管理
・当社システムデータベースへの登録
・転勤者など、社宅斡旋を求める顧客に対する加入窓口担当者の紹介
・転勤者及び、物件家主、管理会社及び公的機関からの問い合わせ・照会などへの対応
・クライアントへの社宅斡旋業務の状況報告など
・加入責任者へのアンケート調査依頼
・研修会などの開催通知、本部からの受託報告その他通達類の情報配信
・前各号に付帯関連する業務

4) 採用応募者の個人情報について
当社が採用業務を行うにあたり知り得る採用応募者の個人情報については、当社及び当社関連会社の採用選考においてのみ利用させていただきます。

5) 従業員の個人情報について
当社従業員の個人情報については、人事・労務・給与・健康管理・その他法令の定めによる手続が必要な際に利用させていただきます。

このうち、上記に伴い取り扱う特定個人情報については、以下の利用目的の達成に必要な範囲でのみ利用いたします。

ⅰ) 税務関係事務など
・源泉徴収票作成事務
・従業員持株会の会員である者について、従業員持株会による支払調書作成事務のための当該持株会への提供
ⅱ) 社会保険関係事務
・健康保険・厚生年金保険届出、申請・請求事務
・雇用保険・労災保険届出、申請・請求、証明書作成事務
ⅲ) 上記ⅰ) ~ⅱ) の事務に伴い生じる個人番号の書類付記に関する事務
ⅳ) 上記ⅰ) ~ⅱ) の事務に伴い生じる一切の事務

6) 取引先様の特定個人情報について
取り扱う特定個人情報については、以下の利用目的の達成に必要な範囲でのみ利用いたします。

ⅰ) 不動産取引に関する支払調書作成事務
ⅱ) 報酬、料金、契約金及び賞金に関する支払調書作成事務
ⅲ) 上記ⅰ) ~ⅱ) の事務に伴い生じる個人番号の書類付記に関する事務
ⅳ) 上記ⅰ) ~ⅱ) の事務に伴い生じる一切の事務

7) その他の販売サービスによる個人情報について
当社が直接顧客に販売するサービスの提供のために利用させていただきます。

<商品・サービス>
・安否確認システムサービス

8) その他の受託業務による個人情報について
上記1) の住宅制度運営のアウトソーシング事業とは別に、受託業務により当社が受託した個人情報については、業務遂行のために利用させていただきます。

<受託業務>
・安否確認システム登録に関する業務
・販売支援に関する業務

2. 当社が保有する開示対象個人情報について

1) 当社が保有する開示対象個人情報及び利用目的
上記『1. 利用目的』の 2) ~ 7) のとおりです。

2) 個人情報保護管理者
以下『5. 個人情報保護統括管理責任者』に記載のとおりです。

3) 開示対象個人情報の取り扱いに関する苦情の申し出先
以下『4. 個人情報の取り扱い及び苦情に対するお問い合わせ窓口』と同様です。

3. 個人情報の開示などの求めに応じる手続に関する事項
ご自身の個人情報の内容をお知りになりたい場合は、当社に対して個人情報の開示請求をすることができます。

1) 開示請求ができる方
原則としてご本人です。ただし、ご本人が委任した代理人、未成年者又は成年被後見人の法定代理人(以下、「代理人など」という。)は、ご本人に代わって個人情報の開示請求をすることができます。
※代理人などによるご請求の場合には、代理人資格を証明する書類、代理人ご自身の身分証明書などをご提出いただくことがあります。

2) ご請求先について
日本社宅サービス株式会社 個人情報保護相談窓口
〒162-0833 東京都新宿区箪笥町35 日米TIME24ビル
電話番号:03-5229-8741(受付時間:月曜日~金曜日 9:00~17:00)
個人情報に関するお問い合わせフォーム

3) 各種ご請求方法について
① 利用目的の通知のご請求
ご自身の個人情報の利用目的をお知りになりたい場合は、当社「個人情報保護相談窓口」までご連絡ください。ご本人又は代理人確認のうえ、法令などに基づきその利用目的を速やかにお知らせするよう努めます。手数料は無料です。

② 内容の訂正・追加又は削除のご請求
ご自身の個人情報の内容が事実でないとお考えの場合には、当社に対して個人情報の訂正、追加、削除(以下「訂正など」という。)を請求することができます。当社「個人情報保護相談窓口」までご連絡ください。
当社は、ご本人又は代理人確認のうえ、業務運営上必要な範囲内において正確な内容への訂正などを実施いたします。なお、訂正などを行った場合にはその内容を、行わない場合にはその理由をお知らせいたします。手数料は無料です。

③ 利用の停止、消去及び第三者への提供の停止のご請求
ご自身の個人情報の利用の停止、消去及び第三者への提供の停止(以下「利用停止など」という。)をお考えの場合には、当社「個人情報保護相談窓口」までご連絡ください。
当社は、ご本人又は代理人確認のうえ、必要な調査を行い、法令などに定める範囲内で個人情報の利用停止などを行います。なお、利用停止などを行った場合にはその旨を、行わない場合にはその理由をお知らせいたします。手数料は無料です。

④ 開示のご請求
ご自身の個人情報の内容をお知りになりたい場合には、以下のとおりお手続きをお願いします。(開示のご請求につきましては、電話・FAXによる受付はいたしておりませんので、予めご了承ください。)
当社は開示請求をいただいた場合には、法令などによって特別の手続きが定められている場合や、特定の例外を除き、速やかにお知らせいたします。ただし、当社における開示の対象は、個人情報の保護に関する法律に定める「保有個人データ」に限定させていただきます。なお、開示を行わない場合にはその理由をお知らせいたします。手数料は1,000円必要です。

開示のご請求方法

〔ご用意いただく書類〕
1. ご本人によるご請求の場合
(ア)「個人情報に関する申立て申請書」
「個人情報に関する申立て申請書」についてはこちらからダウンロードしていただくか、または電話・FAXにて申請書をご請求ください。

(イ)「本人確認のための書類」
運転免許証、健康保険被保険者証、パスポートなど、本人確認できる書類のコピーを1部同封してください。なお、本人確認のための書類に、本籍等の機微な情報が記載されている場合は、当該情報を塗りつぶす等見えなくしたうえで、ご送付くださいますようお願いいたします。

2. 代理人によるご請求の場合
開示のご請求をされる方が親権者・未成年後見人・成年後見人などの法定代理人である場合は、上記の書類に加え、下記の書類(ウ)または(エ)を同封してください。

<法定代理人の場合>
(ウ)法定代理権があることを確認するための書類
・親権者:戸籍謄本のコピー
・未成年後見人:戸籍謄本又は裁判所の選任決定書のコピー
・成年後見人:裁判所の選任決定書または、後見登録の登録事項証明書のコピー

(エ)法定代理人本人であることを確認するための書類
・法定代理人の運転免許証、健康保険被保険者証又はパスポートのコピー等

<委任による代理人の場合>
(オ)本人発行の委任状
・委任状には、作成年月日、委任理由、委任者・受任者の住所・氏名をご記入ください。

(カ)代理人本人であることを確認するための書類
・代理人の運転免許証、健康保険被保険者証又はパスポートのコピー等

3. 手数料およびその徴収方法
1回の請求につき手数料として1,000円頂戴いたします。1,000円分の郵便切手を請求書類に同封してください。また、弊社への郵送料につきましてはお客様のご負担とさせていただきます。手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示のご請求がなかったものとして対応させていただきます。

4. 送付先
日本社宅サービス株式会社 個人情報保護相談窓口
〒162-0833 東京都新宿区箪笥町35 日米TIME24ビル

5. 回答方法
申請者の申請書記載住所へ書面にてご回答申し上げます。

6. 開示請求に伴い取得した個人情報の利用目的
開示請求に伴い取得した個人情報は、開示の請求に必要な範囲のみで取り扱うものとします。

4. 個人情報の取り扱いおよび苦情に対するお問い合わせ窓口
日本社宅サービス株式会社 個人情報保護相談窓口
〒162-0833 東京都新宿区箪笥町35 日米TIME24ビル
電話番号:03-5229-8741(受付時間:月曜日~金曜日 9:00~17:00)
個人情報に関するお問い合わせフォーム

<認定個人情報保護団体の名称および苦情解決の申出先>
当社は次の認定個人情報保護団体に所属しております。
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
個人情報保護苦情相談室 tel:03-5860-7565
フリーダイヤル:0120-700-779

5. 個人情報保護統括管理責任者
個人情報の取り扱いに関する統括管理責任者 取締役 小山長規
※連絡先は上記個人情報保護相談窓口と同じです。