SUN NEXIA GROUP
日本社宅サービス株式会社

個人情報保護方針

日本社宅サービス株式会社(以下「当社」)は、「お客様に最高の満足を」を理念に掲げ、社宅管理・運営を中核に企業活動の一部をアウトソーシングにてお引受けするサービスを提供しております。お客様の従業員情報をはじめ、多くの個人情報をお預かりする立場として、個人情報を適切に保護、管理することが当社の事業活動を行う上で最重要事項と位置づけ、以下のとおり個人情報保護方針を定め、役員及び従業員にこれを周知し、個人情報の適切な保護に努めることを宣言いたします。

  • 個人情報の取扱いについて
    当社は、個人情報の取扱いにおいては、日本工業規格「個人情報保護マネジメントシステムの要求事項」(JIS Q 15001)に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、実行いたします。
  • 個人情報保護に関する法令・規範等の遵守
    当社は、個人情報の取扱いに関する法令および行政機関等が定めた条例・規範・ガイドラインを遵守します。
  • 教育の実施
    当社は、全役員および従業員に対し、個人情報保護に関する継続的な教育を実施し、個人情報を安全にかつ適正に保護することの重要性を業務の中で常に認識させることに努めます。
  • 個人情報の取得、利用、提供について
    当社は、個人情報の取得に際しては、業務に必要な範囲内において適正に取得するとともに、その利用目的を明確にし、同意をいただいた範囲を超えての利用および提供が行われないよう管理する措置を講じます。
  • 安全管理対策の実施について
    当社は、個人情報の安全管理に努め、情報の漏洩、破壊、紛失、改ざん、不正アクセス等の事故の防止に関する適切なセキュリティ対策を講じます。また、個人情報の管理について問題が発見された場合には、直ちに是正措置を講じます。
  • 受託業務における個人情報の取扱いについて
    当社は、業務の受託にあたっては、お預かりする個人情報の取扱基準や責任の範囲等についてお客様と協議し、契約書類に定めるとともに、その遵守に努めます。
  • 見直しと継続的な改善について
    当社は、本個人情報保護方針を遵守するとともに、個人情報保護マネジメントシステムの実行状況や社会情勢等を定期的に点検し、当社の取り組み活動の見直しが継続的に行われるよう万全を尽くします。
  • 苦情および相談に関する問合せ先
    個人情報の取扱いに関する各種お問い合わせに対し速やかにご対応させていただくため、以下の通り相談窓口を設置いたします。
    日本社宅サービス株式会社 個人情報保護相談窓口
    〒162-0833東京都新宿区箪笥町35 日米TIME24ビル
    電話番号03-5229-8741(受付時間:月曜日〜金曜日 午前9時30分〜午後6時30分)
    e-mail:privacy@syataku.co.jp

平成16年6月19日制定
平成22年2月5日改定
日本社宅サービス株式会社
代表取締役社長 笹 晃弘

当社の個人情報の取り扱いについて

1. 利用目的
日本社宅サービス株式会社(以下「当社」という。)が保有する個人情報の利用目的は以下の通りです。各号に定める利用目的の達成に必要な範囲でのみ使用いたします。
1) クライアント企業から受託する個人情報について
当社は、住宅制度運営のアウトソーシング事業の展開において以下の業務委託を請け負っております。その際、クライアントより受託する個人情報については、業務遂行のために利用させて頂きます。
〔受託業務〕
  • 借上社宅の事務管理代行業務(社宅斡旋、契約、解約、更新、家賃支払い等の事務手続全般、および入居中の問い合わせ対応、各種データ作成等)
  • 社有施設の管理運営代行業務
  • 転勤者サポート業務
  • 業務用のシステム設計、開発、運用業務
  • 福利厚生制度・住宅制度改革のコンサルテーション業務
  • コスト削減コンサルテーション業務
  • 購買代行業務
  • 引越し手配業務
  • 損害保険契約関連業務
  • 前各号に付帯関連する業務

2) 営業活動により知り得る個人情報について
当社が営業活動中に知り得る個人情報については、当社商品・サービス内容のご紹介、ご提供、WEB上の会員サイトによる情報発信サービス、人事労務セミナー等の各種イベント情報提供やアンケート調査の依頼等に利用させて頂きます。

3) 不動産会社ネットワーク開拓等により知り得る個人情報について
当社不動産会社ネットワークへのご加盟、提携契約に伴いご提供いただく個人情報は当社クライアントから委託された社宅斡旋業務の遂行のほか、フランチャイズ契約業務を遂行するために利用させて頂きます。
〔具体的な利用目的〕
  • フランチャイズ加盟店、認定店、提携店の開拓および契約管理
  • 当社システムデータベースへの登録
  • 転勤者等、社宅斡旋を求める顧客に対する加入窓口担当者の紹介
  • 転勤者及び、物件家主、管理会社及び公的機関からの問い合わせ・照会等への対応
  • クライアントへの社宅斡旋業務の状況報告等
  • 加入責任者へのアンケート調査依頼
  • 研修会等の開催通知、本部からの受託報告その他通達類の情報配信
  • 前各号に付帯関連する業務

4) 採用応募者の個人情報について
当社が採用業務を行うにあたり知り得る採用応募者の個人情報については、当社及び当社関連会社の採用選考においてのみ利用させて頂きます。

5) 従業員の個人情報について
当社従業員の個人情報については、人事・労務・給与・健康管理・その他法令の定めによる手続が必要な際に利用させて頂きます。

2. 当社が保有する開示対象個人情報について
1) 当社が保有する開示対象個人情報および利用目的

上記『1. 利用目的』の (2) 〜 (5) 通りです。
2) 個人情報保護管理者

以下『5. 個人情報保護統括管理責任者』に記載の通りです。
3) 開示対象個人情報の取り扱いに関する苦情の申し出先

以下『4. 個人情報の取り扱いおよび苦情に対するお問い合わせ窓口』と同様です。

3. 個人情報の開示等の求めに応じる手続に関する事項
ご自身の個人情報の内容をお知りになりたい場合は、当社に対して個人情報の開示請求をすることができます。
1) 開示請求ができる方

原則としてご本人です。但し、ご本人が委任した代理人、未成年者または成年被後見人の法定代理人(以下、「代理人等」という。)は、ご本人に代わって個人情報の開示請求をすることができます。
※代理人等によるご請求の場合には、代理人資格を証明する書類、代理人ご自身の身分証明書などをご提出いただく事があります。
2) ご請求先について

日本社宅サービス株式会社 個人情報保護相談窓口
〒162-0833 東京都新宿区箪笥町35 日米TIME24ビル
tel:03-5229-8741(受付時間:月曜日〜金曜日 午前9:30〜午後6:30)
e-mail:privacy@syataku.co.jp

3) 各種ご請求方法について

@ 利用目的の通知のご請求
ご自身の個人情報の利用目的をお知りになりたい場合は、当社「個人情報保護相談窓口」までご連絡下さい。ご本人または代理人確認のうえ、法令等に基づきその利用目的を速やかにお知らせするよう努めます。手数料は無料です。


A 内容の訂正・追加または削除のご請求
ご自身の個人情報の内容が事実でないとお考えの場合には、当社に対して個人情報の訂正、追加、削除(以下「訂正等」という。)を請求する事ができます。当社「個人情報保護相談窓口」までご連絡下さい。
当社は、ご本人または代理人確認のうえ、業務運営上必要な範囲内において正確な内容への訂正等を実施いたします。尚、訂正等を行った場合にはその内容を、行わない場合にはその理由をお知らせいたします。手数料は無料です。


B 利用の停止、消去および第三者への提供の停止のご請求
ご自身の個人情報の利用の停止、消去および第三者への提供の停止(以下「利用停止等」という。)をお考えの場合には、当社「個人情報保護相談窓口」までご連絡下さい。
当社は、ご本人または代理人確認のうえ、必要な調査を行い、法令等に定める範囲内で個人情報の利用停止等を行います。尚、利用停止等を行った場合にはその旨を、行わない場合にはその理由をお知らせいたします。手数料は無料です。


C 開示のご請求
ご自身の個人情報の内容をお知りになりたい場合には、以下の通りお手続きをお願いします。(開示のご請求につきましては、電話・FAXによる受付はいたしておりませんので、予めご了承ください。)
当社は開示請求を頂いた場合には、法令等によって特別の手続きが定められている場合や、特定の例外を除き、速やかにお知らせいたします。但し、当社における開示の対象は、個人情報の保護に関する法律に定める「保有個人データ」に限定させて頂きます。尚、開示を行わない場合にはその理由をお知らせいたします。手数料は1,000円必要です。


◆ 開示のご請求方法 ◆
〔ご用意いただく書類〕
1. ご本人によるご請求の場合
(ア)「個人情報に関する申立て申請書」
「個人情報に関する申立て申請書」についてはこちらからダウンロードして頂くか、または電話・FAXにて申請書をご請求下さい。
(イ)「本人確認のための書類」
運転免許証、健康保険被保険者証、パスポートなど、本人確認できる書類のコピーを1部同封してください。なお、本人確認のための書類に、本籍等の機微な情報が記載されている場合は、当該情報を塗りつぶす等見えなくした上で、ご送付下さいますようお願いいたします。
2. 代理人によるご請求の場合
開示のご請求をされる方が親権者・未成年後見人・成年後見人などの法定代理人である場合は、上記の書類に加え、下記の書類(ウ)または(エ)を同封してください。
<法定代理人の場合>
(ウ)法定代理権があることを確認するための書類
・親権者:戸籍謄本のコピー
・未成年後見人:戸籍謄本又は裁判所の選任決定書のコピー
・成年後見人:裁判所の選任決定書または、後見登録の登録事項証明書のコピー
(エ)法定代理人本人であることを確認するための書類
・法定代理人の運転免許証、健康保険被保険者証又はパスポートのコピー等
<委任による代理人の場合>
(オ)本人発行の委任状
・委任状には、作成年月日、委任理由、委任者・受任者の住所・氏名をご記入ください。
(カ)代理人本人であることを確認するための書類
・代理人の運転免許証、健康保険被保険者証又はパスポートのコピー等
3. 手数料およびその徴収方法
1回の請求につき手数料として1,000円頂戴いたします。1,000円分の郵便切手を請求書類に同封してください。また、弊社への郵送料につきましてはお客様のご負担とさせていただきます。
手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示のご請求がなかったものとして対応させていただきます。
4. 送付先
〒162-0833 東京都新宿区箪笥町 35 日米TIME24ビル
日本社宅サービス株式会社 個人情報保護相談窓口宛
5. 回答方法
申請者の申請書記載住所へ書面にてご回答申し上げます。
6. 開示請求に伴い取得した個人情報の利用目的
開示請求に伴い取得した個人情報は、開示の請求に必要な範囲のみで取り扱うものとします。
4. 個人情報の取り扱いおよび苦情に対するお問い合わせ窓口
<日本社宅サービス株式会社 個人情報保護相談窓口>
〒162-0833 東京都新宿区箪笥町 35 日米TIME24ビル
tel:03-5229-8741(受付時間:月曜日〜金曜日 午前9:30〜午後6:30)
e-mail:privacy@syataku.co.jp

<認定個人情報保護団体の名称および苦情解決の申出先>
当社は次の認定個人情報保護団体に所属しております。
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
個人情報保護苦情相談室 tel:03-5860-7565
フリーダイヤル:0120-700-779

5. 個人情報保護統括管理責任者
個人情報の取り扱いに関する統括管理責任者 執行役員 小山長規
※連絡先は上記個人情報保護相談窓口と同じです。